Administrar un condominio no es solo pagar servicios o coordinar mantenimiento; implica gestionar recursos, atender personas, mantener la convivencia y cuidar el valor de las propiedades. Sin embargo, muchos condominios enfrentan los mismos obstáculos una y otra vez: conflictos entre vecinos, falta de transparencia o decisiones improvisadas que generan costos innecesarios.
La buena noticia es que la mayoría de estos errores son evitables si se aplica una gestión estructurada, planificada y con visión profesional.
1. Falta de planificación y mantenimiento preventivo
Uno de los errores más frecuentes es actuar solo cuando algo falla: se daña la bomba, el portón deja de abrir o se deteriora la jardinería. Cuando la administración trabaja de forma reactiva, los costos se multiplican y se genera descontento entre los condóminos.
Cómo evitarlo:
- Elaborar un plan de mantenimiento preventivo anual, con fechas, responsables y presupuesto.
- Mantener bitácoras actualizadas que registren cada servicio y producto aplicado.
- Priorizar el mantenimiento sobre la reparación: un portón bien calibrado hoy evita una emergencia mañana.
2. Comunicación deficiente con los condóminos
Otro error común es la falta de comunicación. Cuando los condóminos no saben qué se hace, por qué se decide algo o cómo se usan los recursos, la confianza se erosiona rápidamente.
Cómo evitarlo:
- Emitir boletines mensuales con un resumen claro de gestiones, mantenimientos y finanzas.
- Definir canales oficiales de comunicación (correo, WhatsApp, app, carteles informativos).
- Escuchar activamente los comentarios y sugerencias de los vecinos.
“Una buena gestión se mide por la información que comparte, no por el silencio que mantiene.”
3. Falta de control financiero
La transparencia financiera es la base de toda administración responsable. Sin registros claros, conciliaciones bancarias o control de gastos, el condominio pierde estabilidad y credibilidad.
Cómo evitarlo:
- Realizar conciliaciones mensuales y mantener respaldos digitales de cada movimiento.
- Publicar reportes financieros periódicos accesibles para todos los propietarios.
- Trabajar con un sistema contable confiable y apoyo de profesionales en la materia.
- Establecer políticas claras para cobros, morosidad y presupuestos operativos.
4. Desconocimiento del marco legal
Las decisiones en asamblea, los reglamentos internos y los procesos administrativos deben ajustarse a la ley. Sin embargo, muchos condominios cometen errores al no conocer actualizaciones legales, como la reciente reforma del 26 de agosto de 2025, que autoriza legalmente las asambleas virtuales en Costa Rica.
Cómo evitarlo:
- Consultar con asesoría legal especializada en propiedad en condominio.
- Mantener los reglamentos actualizados conforme a las leyes vigentes.
- Garantizar que cada convocatoria o acuerdo cumpla con los requisitos formales y de quórum.
5. Falta de transparencia y rendición de cuentas
En muchos condominios los vecinos sienten que “no saben en qué se gasta”. La ausencia de rendición de cuentas genera desconfianza, conflictos internos y pérdida de compromiso en el pago de cuotas.
Cómo evitarlo:
- Presentar informes periódicos con respaldo visual y financiero.
- Detallar los gastos de mantenimiento, servicios y mejoras.
- Promover revisiones o auditorías anuales que validen la correcta administración de fondos.
“La transparencia no se promete, se demuestra.”
6. No aprovechar la tecnología disponible
Todavía existen condominios que manejan listas en papel, convocatorias por correo físico o controles manuales. La tecnología actual ofrece herramientas que simplifican y profesionalizan la gestión.
Cómo evitarlo:
- Implementar plataformas digitales de administración, que centralizan cobros, avisos y reservas.
- Integrar sistemas de videovigilancia, control de acceso UHF y reportes digitales.
- Aprovechar apps y formularios en línea para encuestas, reportes de incidencias y participación en asambleas virtuales.
Conclusión: una buena gestión se construye con método, transparencia y comunicación
Evitar estos errores es posible cuando se combina planificación, tecnología y compromiso. La administración profesional no debe verse como un gasto, sino como una inversión en bienestar, seguridad y armonía comunitaria.
En Adicon, creemos que un condominio bien administrado no es aquel que no tiene problemas, sino aquel que los prevé, los comunica y los resuelve con transparencia y orden.
“Una buena gestión no se improvisa, se construye día a día con responsabilidad y confianza.”